Claves para elegir una solución de videoconferencia

 

Existen actualmente diferentes soluciones de videoconferencia, tanto gratuitas como de paga, para satisfacer nuestras necesidades de comunicación. Sin embargo, es importante tomar en cuenta algunos aspectos al hacernos de un software o equipo de videoconferencia.

Frecuencia de uso y cantidad de gente

Las empresas proveedoras de este tipo de servicio cobran una cuota mensual que puede variar en función del número de usuarios que deban tener acceso al servicio, así como en función del número de personas que pueden coincidir en un mismo momento haciendo uso de la herramienta. Teniendo claro estos dos aspectos, podremos conseguir que la cuota a pagar se ajuste perfectamente a nuestras necesidades.

Otro aspecto importante a tener en cuenta es, cuántos asistentes van a participar activamente en la reunión, y cuántos simplemente van a ser meros espectadores. Si el número de espectadores es elevado, se puede contratar un servicio que incluya la opción webcast, que consiste en visualizar la reunión a tiempo real, pero sin posibilidad de poder intervenir en la conversación ni compartir información con los demás. Esta opción es muy útil para empresas que realizan formación a distancia o los llamados ‘webinars’, donde hay un presentador con múltiples asistentes. De este modo, no es necesario contratar salas de elevada capacidad para la realización de las videoconferencias. Por otro lado, si no sabemos exactamente cuántos usuarios simultáneos van a ser necesarios, siempre podemos empezar contratando los paquetes básicos e ir ampliando en función del uso.

Dónde se realizarán las videoconferencias

Las videoconferencias pueden realizarse desde una sala de reuniones, la cual requerirá de un equipo de sala, o bien desde  PC’s dotados de webcam. En ambos casos hay ventajas e inconvenientes que a continuación analizamos.

El principal inconveniente de realizar videoconferencias desde salas de reuniones es el coste del equipamiento, ya que en la mayor parte de las ocasiones es necesaria la compra de equipos específicos. Por otro lado, la calidad de la imagen y sonido es alta, y por tanto, la comunicación cara a cara también es mejor. A menudo las salas están dotadas de dos pantallas, de esta manera, en una puedes visualizar las personas y en la otra documentos o aplicaciones a compartir, mejorando así el intercambio de información. Por otro lado, el hecho de sólo poder realizar videoconferencias desde una sala de reuniones resta flexibilidad, ya que requiere que los participantes se desplacen hasta la sala en cuestión.

Respecto a los PC’s dotados de webcam, la desventaja más importante es el reducido tamaño de la pantalla, que afecta  tanto la visualización de participantes como a la de archivos compartidos y en muchas ocasiones, la falta de potencia del ordenador para suministrar señal en alta calidad. Sin embargo, al acceder a la videoconferencia desde tu mismo dispositivo de trabajo, se gana en comodidad e inmediatez, ya que no debes desplazarte a ninguna sala de reuniones,  los documentos a compartir están en el mismo dispositivo desde el que realizas la conexión, y además, la inversión es nula, ya que es tu PC de trabajo. También es posible realizar la videoconferencia desde cualquier lugar si se cuenta con acceso a Internet.

Existe un tercer escenario desde el cual se pueden realizar videoconferencias: los dispositivos móviles,  smartphones y tablets. La demanda de este tipo de servicio aumenta día a día y no todas las soluciones lo permiten, así que es otro factor importante a tener en cuenta a la hora de escoger una empresa proveedora de servicios de videoconferencia.

Compatibilidad

Otro aspecto de vital importancia es asegurarte que el software a utilizar es compatible no sólo con tu sistema sino también con el de los usuarios externos a los que desearas conectar al servicio como invitados. A menudo sucede que los programas informáticos de videoconferencia son sólo compatibles con Windows, y si algún participante tiene Mac o Linux, no puede hacer uso de él.

Asimismo, debes comprobar con qué otros sistemas de videoconferencia es compatible para poder conectarte con clientes y proveedores que también dispongan de servicios de videoconferencia de otras marcas.

Ancho de banda

Hace unos años, la videoconferencia tradicional requería de la instalación de enlaces de datos exclusivos para poder garantizar la calidad de la imagen y sonido, ya que la transmisión requería de un ancho de banda fijo durante toda la transmisión, a diferencia de los servicios en la nube, que se adaptan a los diferentes tipos de conexión a Internet. Aún así, debemos preguntar a la empresa proveedora los requisitos mínimos de velocidad tanto de subida como de bajada para los diferentes perfiles de calidad soportados, en especial en los casos donde existan varios participantes, pues no todas las tecnologías ofrecen el mismo nivel de prestaciones al usuario. La mejor manera de asegurarte que el servicio ofrecerá siempre la máxima calidad es mediante la instalación de un router con QoS  con tu proveedor de Internet, de forma que en el caso de enlaces de poca capacidad, siempre asigne prioridad a la voz e imagen frente al resto de aplicaciones, y a su vez adapte la resolución y calidad al ancho de banda disponible. Y con respecto de la seguridad, es importante también analizar diferentes aspectos de cada solución, ya comentados en una entrada anterior, y que toman mayor o menor relevancia en función de las necesidades de cada cliente.

Facilidad de uso

La aplicación debe ser sencilla y fácil de usar para cualquier tipo de usuario, a la vez que el proveedor del servicio debería de ofrecer soporte y asistencia a los usuarios en el caso de que éstos lo necesitaran. Hemos de tener en cuenta que gran parte de los usuarios no serán expertos en informática, y que a menudo invitaremos a participantes externos que probablemente sea la primera y quizás única vez que usen nuestra herramienta de videoconferencia. Existen muchos servicios que carecen de soporte al cliente, otros que lo ofrecen sólo vía correo electrónico y los más profesionales a través de atención telefónica, incluso para la organización de reuniones con participantes en diferentes países.